(趣旨)

第1条　町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導、調整するとともに、文書の受領、配布、発送、保管及び廃棄を行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条　各課及び出先機関に文書取扱主任を置き、各課にあっては課長、出先機関にあってはその長をもって充てる。

(収受した文書)

第5条　総務課長及び文書取扱主任は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、受付印を押し、受付番号を付し、文書処理簿(様式第1号)に記載しなければならない。ただし、町長が別に定める軽易な文書については、受付印の押印並びに受付番号及び受文書件名簿の記載を省略することができる。

(総務課への回付)

第6条　主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。

(送料未納等の取扱)

第7条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管課への配布)

第8条　2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配布する。

第9条　削除

(当直員が受領した文書)

第10条　当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

(起案)

第11条　文書による事案の決定は、起案用紙(様式第4号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(起案文書の処理)

第12条　起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次に規定する事項に留意しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第13条　担当者は、決裁済文書で、次の各号に掲げるものは、当該各号に定める簿冊に記号、番号等の登録の処置をしなければならない。ただし、第1号及び第3号に掲げる文書にあっては、電子計算機を用いて文書の内容を登録したときは、それぞれ当該各号に定める簿冊に登録の処理をしたものとし、第2号に掲げる文書にあっては、当該証明文書の発行を申請する書類を簿冊に整理したときは、当該簿冊をもって証明文書簿に登録の処理をしたものとする。

(秘密文書の処理)

第14条　町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

第15条　削除

(公印の省略)

第16条　法令等により公印を押印することとされている文書及び相手方が特に公印の押印を求める文書以外の文書は、公印を押印しないで施行するものとする。

(発送文書の持参)

第17条　特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は退庁時刻1時間前までに総務課(出先機関にあっては、文書の発送を担当する者をいう。次条において同じ。)に発送文書及び起案文書を持参しなければならない。

第18条　削除

(完結文書の処理)

第19条　文書の処理が完結したときは、南部町文書整理保存規程(平成16年南部町訓令第7号)の定めるところにより整理するものとする。