○南部町議会の情報通信機器使用要領
令和5年12月8日
議会訓令第2号
(目的)
第1条 この要領は、南部町議会(以下「議会」という。)における情報通信機器及び会議システムの使用に関して、必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この要領における用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) 会議とは本会議、常任委員会、議会運営委員会、特別委員会、全員協議会、その他会議をいう。
(2) 情報通信機器 タブレット端末、ノート型パソコン(モバイル型パソコンを含む。)をいう。
(3) グループウェア 議会の情報連絡、スケジュール管理などのサービスを提供するソフトウェアをいう。
(4) 会議システム 主に会議資料等のデータを閲覧するために使用するシステムのことをいう。
(5) アカウント ネットワークやコンピューターなどにログインするための権利をいう。
(6) アプリケーション コンピューターの利用者がコンピューター上で実行したい作業を実施する機能を有するソフトウェアのことをいう。
(適用の範囲)
第3条 情報通信機器及び会議システムを使用できる会議(以下「会議等」という。)は、次に定めた各号のとおりとする。ただし、秘密会においてはこの限りではない。
(1) 本会議
(2) 常任委員会
(3) 議会運営委員会
(4) 特別委員会
(5) 全員協議会
(6) その他議長が定める会議等
2 情報通信機器を使用した連絡及び情報伝達は、次に定めた各号のとおりとする。
(1) 会議等の開催通知
(2) 各種連絡文書等の送受信
(3) 議案、提出議案添付資料、予算・決算に関する付属資料
(4) 会議等に関する各種資料
(5) 議会活動に必要な連絡等
(6) 議会、委員会から執行部に対して行われる資料要求回答文書
(7) その他議長が必要と認めた連絡等
(情報通信機器の使用者)
第4条 会議等において情報通信機器を使用することができる者は、南部町議会議員(以下「議員」という。)、南部町職員(以下「町職員」という。)、南部町議会事務局職員(以下「事務局職員」という。)及び議長が許可した者とする。
2 会議等において使用できる情報通信機器は、原則貸与された端末及び許可を受けた機器とし、当該会議等の目的外で使用してはならない。
(タブレット端末の貸与)
第5条 議会活動に使用するため、議員にタブレット端末を貸与できるものとする。
2 タブレット端末の貸与を希望する議員は、借用書(様式第1号)を提出しなければならない。
3 議員は、貸与されたタブレット端末(以下「貸与端末」という。)を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
4 議員は、貸与端末の使用権限がなくなったときは、直ちに返却しなければならない。
5 議員は、貸与端末を紛失し、又は破損した場合は、速やかに届け出るものとする。
(貸与端末の取扱い)
第6条 議員は、貸与端末を使用する場合、議会の品位を重んじた良識ある使用を心がけるものとする。
2 議員は、貸与端末の使用に当たっては、適切なパスワード管理等の認証設定を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
3 貸与端末へのアプリケーションのダウンロードは、会議その他の議員活動に必要なものに限定するものとする。
4 議員は、貸与端末へアプリケーションを追加しようとするときは、議長にアプリケーション追加申請書(様式第2号)を提出しなければならない。
5 議長は、議員より前項の申請書が提出された場合は、アプリケーションの追加の可否につき決定するとともに、その結果を口頭その他の方法で申請議員へ通知する。
6 議員は、故意又は重大な過失により、貸与端末を紛失し、又は破損した場合は、費用を実費弁償しなければならない場合がある。
7 タブレットの内部データ(アドレス帳、写真、メール、メモ等)は議員個人の責任で管理するものとする。
(貸与端末に関する禁止事項)
第7条 議員が貸与端末を使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 貸与端末の改造、交換及び拡張機器の追加、動作環境の変更
(2) グループウェア、会議用システム及びOSの削除及び改版(バージョンアップ)
(3) 貸与端末の性能、機能等を変更する行為
(4) 上記に定めるもののうち、議長が認めるものは除くものとする。
(会議システムの利用者)
第8条 グループウェア及び会議システムは、アカウントを持つ議員、町職員、事務局職員及び議長が許可した者でなければ利用してはならない。
2 グループウェア及び会議システムを利用するときは、利用者は、各自のパスワードを入力するものとし、パスワードの管理は、適正に行わなければならない。
(会議中における禁止事項)
第9条 会議の出席者が会議中に情報通信機器を使用するときは、次に掲げる事項についてはこれを禁止するものとする。
(1) 第3条に規定する貸与端末及び許可を受けた機器以外の情報通信機器を使用すること。
(2) 音声や操作音を発するなど、会議の運営上支障となる行為を行うこと。
(3) 審議及び審査中の情報、非公開の情報を外部へ発信すること。
(4) 電子メールの送信、SNS(ソーシャルネットワーキングサービス)、掲示板等への投稿を行うこと。
(5) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影、録音等をすること。
(6) その他議長が定めたことに違反する行為。
(違反行為に対する措置)
第10条 議長又は会議の長は、前条に違反する行為をし、又はしようとする者に対しては、注意をするものとする。ただし、再三の注意によっても違反する行為が改められない場合は、情報通信機器の使用の停止を命ずることができる。
(遵守事項)
第11条 情報通信機器を使用する議員は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 情報の受発信は、議員の責任において行うものとする。
(2) 議員は、電子データの正確性を保持し、電子データ等の紛失、き損等の防止に努めるものとする。
(3) 情報の漏えいがあったときは、速やかに実情を把握するとともに、議長に報告し、必要な措置を講じるものとする。
(4) 貸与端末、グループウェア及び会議用システムの是正措置を講ずる必要があるときは、議員は、議長が指示する方法により速やかに対処しなければならない。
(セキュリティー対策)
第12条 議員は、町の情報及び会議用システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
2 外部記憶媒体等を情報通信機器に接続して使用する際は、必ず事前にウイルスチェックを行うものとする。
3 外部からアプリケーションやデータ等をダウンロードする場合やメールの添付ファイルを開く際は、必ずウイルスチェックを行うものとする。
(各種通知・届出等)
第13条 議員及び議会事務局は、双方の間で各種通知、届出等をグループウェアで行うものとする。ただし、文書によることが必要な場合は、文書で通知又は届出を行うものとする。
(その他)
第14条 情報通信機器、会議システムの使用等に諸問題が生じた場合は、議会運営委員会で協議するものとする。
(委任)
第15条 この使用要領に定めるもののほか、必要な事項は議長が別に定める。
附則
この要領は、令和5年12月8日から施行する。
