(目的)

第1条　この訓令は、南部町立小・中学校管理規則(平成16年南部町教育委員会規則第10号)第63条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(公印の種類)

第2条　学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長職務代理者印とする。

(公印の規格)

第3条　公印の規格は、別表第1のとおりとする。

(公印の保管)

第4条　校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責めに任ずるものとする。

(公印の使用)

第5条　公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(公印の廃棄及び事故)

第6条　校長は、公印を廃棄しようとするとき、又は公印に事故が生じたときは、速やかに南部町教育委員会(以下「教育委員会」という。)にその旨を届け出るものとする。

(文書管理の原則)

第7条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、適正に処理及び管理し、事務の効率的な運営をするように努めなければならない。

(定義)

第8条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書管理責任者の職務)

第9条　学校に文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、校長をもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第10条　学校に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置き、所属職員の中から管理責任者が指名する。

(文書の収受)

第11条　収受した文書(以下「収受文書」という。)は、文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、すみやかに管理責任者の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、文書受理簿に登録する手続を省略することができる。

(文書収受機能を利用した収受)

第12条　前条の規定にかかわらず、収受の受理は、文書収受機能を利用して行うことができる。

(文書の受理番号)

第13条　文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(文書の処理)

第14条　管理責任者は、収受文書を直ちに閲覧し、処理方針並びに期限及び担当者を定めて取扱主任に指示し、処理させなければならない。

(起案)

第15条　起案文書は、起案者から必要に応じて回議し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書収受機能を利用した起案)

第16条　前条の規定にかかわらず、文書収受機能を利用して起案する場合は、電子起案(文書収受機能に事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。

(文書の発送)

第17条　校長の決裁を受けた文書で発送するものは、起案者において浄書し、校合し、南部町教育委員会公印規程(平成16年南部町教育委員会告示第3号)の規定により公印を押し、取扱主任に回付しなければならない。ただし、南部町教育委員会が施行する文書の公印の押印の省略等に関する規則(令和3年南部町教育委員会規則第5号)の規定により、押印を省略することができる。

(文書の発送番号)

第18条　文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(発送の方法)

第19条　文書の発送方法は、使送、郵送、ファクシミリ、電子メール、文書収受機能の方法により行う。

(文書の分類、整理、保管及び保存)

第20条　処理済の文書は、別表第2により分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書は文書収受機能により保存するものとする。

(文書の保管)

第21条　表簿は、必要なときに速やかに利用できるよう、常に一定の場所に整理保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(未処理の文書の保管)

第22条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存年限)

第23条　文書の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除き、別表第2のとおりとする。

(表簿の編集、保存)

第24条　表簿は、次の各号に掲げるところに従い、保存する。

(保存表簿の持出し)

第25条　保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、管理責任者の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第26条　管理責任者は、保存年限を経過した表簿を、速やかに廃棄しなければならない。

(その他)

第27条　この規程に定めるもののほか、学校の公印の取扱い、文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。