下水道申請書の誤送付による個人情報の流出について

下水道使用料等算定人数変更申請書の誤送付により、個人情報の流出が判明しました。
関係者の皆様に深くお詫び申し上げますとともに再発防止を図ってまいります。

１　概要
　下水道使用料については、世帯人数により賦課していますが、施設、病院等に６ヶ月以上長期滞在をされている場合は、申請されれば算定人数を変更して減免を行っています。
　令和５年度中に申請していただいた該当世帯に、引き続き令和６年度も減免継続を希望される場合は、再度申請が必要である旨の案内文書と申請書を３月４日に送付しましたが、３月６日にその申請書に封入誤りがあると建設課へ２件連絡があり、誤送付が判明しました。
　判明後、直ちにすべての送付先に電話連絡をした後に建設課職員が訪問し、説明した上で謝罪し封書を回収しました。なお、町外の方には、電話連絡時に返信用封筒を送付するので、開封せずに返送してほしい旨を伝え、了承を得ています（3/7返信用封筒送付済）。
　送付数等は、次のとおりです。
　　　送付数　　２２件（町内２０件、町外２件）
　　　回収済数　２２件（3/25現在）
　　　　　　　　　内訳：未開封で回収　１７件（町内１５件、町外２件）
　　　　　　　　　　　　開封済で回収　　５件（すべて町内）
２　流出した個人情報
　　　氏名（フリガナなし）、減免申請理由（施設入所又は入院）

３　原因
　今回の誤送付の原因は次のとおりと考えます。
　①    文書作成者と封入作業者が別々だったこと。
　②    一覧表により、封筒宛名と申請書記載済の氏名を確認するように指示がされていなかったこと。
　③    封かんをする前に、もう一度確認をしなかったこと。

４　再発防止について
　個人情報の適正管理の徹底と共に、次の改善を行います。
　①    他の業務においても封入作業の際には、封入時及び封かんをする前に必ず複数人で確認をするように職員に徹底し、再発防止に努めます。
　②当該申請書については、事前に記載をせず、申請者に自署をしてもらうようにします。